Software de processamento de fatura - Benefícios Principais

O velho problema: Controle de Custos

Segundo a IBM, o Gartner e Aberdeen Group, entre 75-80% das facturas em qualquer empresa ou organização, ainda são processados ​​manualmente - apesar do advento da Electronic Data Interchange (EDI). Estes dias, sofisticados sistemas de processamento de faturas estão disponíveis para cortar uma faixa com o tempo e os custos envolvidos na manipulação de pagamentos a fornecedores e melhorar o fluxo de trabalho de negócios.

Processamento de Faturas: os custos reais

Com um sistema manual, centenas - muitas vezes milhares - de facturas devem ser revistos e entrou para um sistema de contabilidade, a um custo enorme em termos de tempo, trabalho e possíveis erros.

Grupo de pesquisa da assinatura em Contas a Pagar de processamento mostrou que 90% das contas de processamento de faturas a pagar envolve dados de codificação de papel; que o tempo médio necessário para o processo e Contas a Pagar fatura é de 12 dias, e que 25% de todas as facturas são pagas tarde.

Ainda de acordo com a pesquisa Byline de um funcionário lida com contas a pagar apenas 70 notas fiscais por dia, em média. Assim, é fácil de colocar um custo de trabalho sobre o processamento final frontal. Mas as repercussões são sentidas mais abaixo da linha também.

Fatura Processing Solutions: Principais Benefícios

Fatura-soluções incluem software para permitir o processamento de faturas de ser acelerado de forma maciça. Isso tem um grande impacto na redução de custos de administração de contas associadas com o processamento de fatura e também permite às empresas fazer o melhor uso de qualquer tempo os prazos de pagamento críticas que possam atrair descontos junto aos fornecedores.

Sistemas automatizados de factura permitem uma grande variedade de facturas típicos a serem digitalizados, ao mesmo tempo e para que sejam automaticamente reconciliados contra o pedido original, com a intervenção do utilizador ou de um mínimo de entrada de dados.

Em essência, um sistema de processamento de faturas usa OCR sofisticado (Optical Character Recognition) e dados correspondentes técnicas.

Factura Soluções de Processamento: o princípio básico

As melhores soluções de gestão de fatura vai verificar automaticamente, extrair e validar os dados de faturas e alimentar diretamente a um sistema de contabilidade. Faturas vêm em uma variedade de formatos, layouts e estilos de uma grande variedade de fornecedores diferentes. Eles podem ser impressos ou máquina parte manuscrita, única ou de várias páginas, colorido ou papel branco, e vir de casa ou no exterior.

No entanto, todos estes podem ser tratados simplesmente fazendo a varredura em uma fatura de sementes e selecionando os elementos de informação que você deseja capturar. Isto é feito através da definição de uma zona alvo de cada um deles, o sistema automaticamente distinguir entre a etiqueta, por exemplo campo Montante do IVA e do valor associado. Se agora você selecione o nome do fornecedor, como um atributo exclusivo de todos os tais facturas, cada factura deste fornecedor pode automaticamente ser reconhecido e processado e os dados capturados enviados diretamente para o sistema de contabilidade.

Funcionalidade sofisticado

Os desafios da identificação de colunas e linhas de informações, saber onde termina um item de descrição e outra começa, a informação manuscrita, validação contra critérios de quase todos ou valores de dados - todos estes são da competência dos sofisticados sistemas de processamento de fatura hoje.

Gestão de facturas digitalizadas através de todo o processo de workflow de aprovação oferece o potencial para uma eficiência ainda maior e redução de custos, e assim que paga para verificar fornecedores de software que podem oferecer uma interface com a compra para pagar (P2P), Enterprise Resource Planning (ERP) , gerenciamento de conteúdo eletrônico (ECM) e Gestão de Documentos (DM) para oferecer soluções integradas de fluxo de trabalho.

Processamento de Faturas: Resumo das Vantagens


Elimina a necessidade de manusear e armazenar grandes volumes de papel
Aumenta a produtividade dos funcionários e reduzir os custos de processamento
Processamento mais rápido fatura melhora nas relações com fornecedores
Mais up-to-date posição da posição empresa / organização é financeiro
Relatórios sobre todas as transações financeiras auxilia com o cumprimento de normas contabilísticas apropriadas
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